Urlaubsanträge, Kostenrückerstattungen oder ein geschütztes Formular nur für Mitglieder – es gibt verschiedene Gründe, warum ein Formular nicht öffentlich zugänglich sein soll. Vielleicht enthält das Formular selbst bereits vertrauliche Informationen, die nur bestimmte Personen einsehen dürfen.
In Formdesk können Sie jedes Formular vor Nichtberechtigten sichern und allein für Benutzer eines Formdesk-Kontos zugänglich machen. Das geschützte Formular kann nur dann geöffnet (und versendet) werden, wenn man eingeloggt ist. Außerdem können Sie einstellen, dass nach erfolgreicher Anmeldung im Formular bestimmte Felder bereits vorausgefüllt sind. Eine erneute Eingabe der Daten ist nicht mehr notwendig.
Sie können auch importierten Teilnehmer über die Gruppen-E-Mail einladen. Mit einem Link in der E-Mail verweisen Sie direkt auf ein ausgefülltes Formular. Nur über diesen bestimmten Link kann man das Formular öffnen.
Es kann aber auch sein, dass Sie ein Formular stoppen möchten, aber die ausstehenden Workflows (Arbeitsabläufe) weiterhin funktionieren sollen. Gründe, ein Formular zu verbergen, sind vielfältig.
Um Ihr Formular privat zu machen, gehen Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, Kategorie „Sicherheit“.
Mit dieser Funktion bietet Formdesk 4 Möglichkeiten, Ihr Formular vor Unbefugten zu schützen:
- Über Benutzername/Passwort
- Mit dem Anmelden in das Formdes-Konto
- Mit einem allgemeinen Passwort
- IP-Adresse(n) festlegen