Tagtäglich werden unzählige E-Mails geschrieben, versendet, gelesen, gespeichert, entfernt oder bearbeitet. Wenn die E-Mails bearbeitet werden müssen, Bestellung, Anfragen, Auftrag, Workflow usw. wird in die meisten Fällen ein Softwareprogramm verwendet, das dementsprechend die E-Mails bearbeiten kann.
Wenn ein Webformular mit unserem Formularbuilder erstellt worden ist, bieten wir sehr viele Möglichkeiten in der E-Mail Bearbeitung, die wir nachfolgend aufgelistet haben.
Datenbank
Sofort wenn das Formular ausgefüllt und versendet worden ist, werden alle Eingaben des Webformulars direkt in der Datenbank gespeichert.
Zu gleicher Zeit können verschiedene und mehrere E-Mails versendet werden an:
Ausfüller des Formulars
Ausfüller des Formulars kann eine Bestätigung bekommen das seine Eingaben gespeichert und bearbeitet werden.
Inhaber des Formulars
Inhaber des Formulars kann eine E-Mail bekommen das ein Kunde/Besucher sein Formular ausgefüllt hat, mit Angaben was der Kunde ausgefüllt hat. Das kann eine Kopie des Formulars sein, das nur bestimmte Eingaben des Formulars mit Platzhaltern eingelesen werden, oder die Eingaben können als Fragen mit Antworten aufgelistet werden.
Zusätzlich können bis zu 20 Personen zur gleichen Zeit die gleiche E-Mail bekommen.
Versandinformationen
Der E-Mailbericht kann Versandinformationen enthalten wie: Datensatznummer womit die E-Mail in der Datenbank immer auffindbar ist. Datum und Zeit des Abschickens der E-Mail.
Hyperlinks können als Teil der Versandinformationen aufgenommen werden um bestimmte Aktionen, Öffnen, Bearbeiten oder Entfernen, ausführen zu können.
Sicherung
Die Eingaben des Formulars können verschlüsselt werden, und in einer ZIP-Datei als Beilage mit geschickt werden. Empfänger kann nur mit Passwort die ZIP/Datei öffnen und lesen.
Beilage
Die Eingaben des Formulars können nach Wahl als XML, dBase oder CSV Datei als Anlage mitgeschickt werden.Ein oder mehrere Dateien können hochgeladen werden und als Beilage mit geschickt werden.
E-Mail Verifizierung
Der Ausfüllers des Formulars muss bestätigen, das er/sie das Formular ausgefüllt und versendet hat.
Damit wird Missbrauch der E-Mail Adresse vermieden. Dies ist auch bei E-Mail Newsletters bei der Anmeldung unverzichtbar, wo das Opt/In Verfahren notwendig ist.
SMS-Verifizierung
Wenn das Formular ausgefüllt und verschickt wird, wird sofort danach noch ein Fenster gezeigt, indem ein Code eingetragen werden muss. Diesen Code bekommt der Absender als SMS Nachricht zu gesendet. Erst wenn dieser Code eingetragen wird, kann das Formular definitiv verschickt werden.
Mehrfach E-Mails.
Der Inhaber des Webformulars kann die Verarbeitung der Webformulare mit Voraussetzungen regeln, wenn mehrere Personen eventuell eine E-Mail oder ein Teil der Eingaben der Eingaben des Formulars empfangen dürfen. So können personalisierte E-Mails erstellt werden.
Workflow E-Mail
Ein Webformular kann als Workflowformular erweitert werden. Zusätzliche Felder werden eingebaut, die nur für Sachbearbeiter sichtbar sind und bearbeitet werden können.
So kann ein Sachbearbeiter genehmigen, ablehnen, weiterschicken und vieles mehr. So können Webformulare Schritt für Schritt durch viele Sachbearbeiter bearbeitet werden. Das weiterleiten geschieht durch E-Mails.
PDF als Beilage mitsenden.
Ein PDF Dokument kann erstellt und als Anlage mit gesendet werden.
Das kann eine Kopie des Formulars sein, oder das Dokument kann frei gestaltet werden. Mit Platzhaltern können die Eingaben des Formulars eingelesen werden.
Das Dokument kann auch verschlüsselt und Passwort geschützt werden und als ZIP-Datei mit gesendet werden.